Inhalt - WTO in der Praxis

„Es herrscht ein Mangel an kompetenten Fachkräften“

Was zeigt sich bei der IT-Beschaffung  nach WTO aus Sicht eines Praktikers der öffentlichen Hand? Erich Hofer* über praktische Erfahrungen und was er als Moderator der Session „Lessons Learnt von IT-Ausschreibungen“ an der IT-Beschaffungskonferenz 2014 recherchiert hat.

-- Interview: Marcel Gamma

swissICT Magazin: Die Medien berichteten prominent über gescheiterte ICT-Projekte der öffentlichen Verwaltung und über die mögliche Umgehung von WTO-Ausschreibungen bei der Beschaffung von ICT-Lösungen. Wie erleben Sie die Stimmung bei der öffentlichen Verwaltung?

Erich Hofer: Ich empfinde die Stimmung als angespannt. In einigen Fällen führte die Furcht vor negativer Medienpräsenz dazu, dass geplante Beschaffungen aufgeschoben wurden. Insbesondere kleinere Beschaffende in Kantonen und Gemeinden sind verunsichert, da ihnen oftmals ein kompetenter Ansprechpartner in ICT-Beschaffungsfragen fehlt.

Inwiefern haben ungeeignete WTO-Richtlinien zu den Umgehungen der WTO-Ausschreibungen beigetragen?

Ausschreibungen müssen gegenüber den Lieferanten gerecht sein. Die WTO-Richtlinien schaffen juristische Klarheit, was begrüsst wird. Gleichzeitig wünschte ich mir eine grössere Flexibilität der WTO-Bestimmungen.  Ein möglicher Lösungsansatz ist die Einführung des Dialog-Verfahrens bei Beschaffungen mit grossen Volumina.

Welche Vorzüge haben WTO-konforme Ausschreibungen?

Die WTO-Richtlinien garantieren dem Beschaffenden wie auch dem Lieferanten Rechtssicherheit. Dies ist eine wichtige Voraussetzung um ein Projekt erfolgreich umzusetzen. Aufgrund der Erfordernisse an WTO-konforme Ausschreibungen sind die Mitarbeiter zudem gezwungen Ausschreibungsunterlagen in guter Qualität zu erstellen. In kleineren ICT-Projekten wird die Dokumentation oftmals vernachlässigt, was sich nachteilig auf den Projekterfolg auswirken kann.

Wie gehen Sie bei WTO-Ausschreibungen vor?

Wichtig ist es, frühzeitig zu ermitteln ob die Ausschreibungs-Unterlagen den WTO-Anforderungen zu genügen haben. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Kostendimension der Ausschreibung. Man muss sich daher frühzeitig Gedanken darüber machen, welche Projektteile in die Ausschreibung integriert werden müssen und wie hoch die Kostenfolgen dieser Projektteile sind.

Bei der Beschaffung von komplexen ICT-Lösungen ist der Vergleich der Lieferanten-Angebote wesentlich anspruchsvoller als bei der Beschaffung von technisch einfach vergleichbaren Gütern wie z.B. Baumaterialien. Die Qualität des gewünschten Baumaterials lässt sich relativ präzise definieren, wodurch der Preis zum primären Zuschlagskriterium wird. Bei Beschaffungen im ICT-Bereich spielt der Preis eine weniger herausragende Rolle. Wichtiger ist die Frage, inwiefern eine ICT-Lösung den eigenen Bedürfnissen entspricht und wie gut die Lösung funktioniert (Qualität). Zudem muss sichergestellt werden, dass die Lösung zur bestehenden ICT-Landschaft passt.

Wo liegen die wichtigsten Fallstricke bei Projekten mit WTO-Ausschreibungen?

Die am häufigsten diskutierte Problematik ist die juristisch korrekte Durchführung des Beschaffungsprozesses. Letztere stellt jedoch nur ein kleines Puzzleteilchen in einem erfolgreichen ICT-Projekt dar.

Zwar gibt es mittlerweile eine Reihe von Hilfsmitteln (Tools), die den Beschaffungsprozess unterstützen, wodurch vieles Fleissarbeit geworden ist. Eine grosse Herausforderung bleibt jedoch die Festlegung von Anforderungen an die ICT-Lösung, da sie der zunehmenden Komplexität der Geschäftswelt gerecht werden muss.

Ein Beschaffungsprojekt nach WTO steht im Spannungsfeld Zeit, Geld und Qualität. In diesem Spannungsfeld können Ansprüche und Wirklichkeit divergieren, was letztlich ein Scheitern der Projekte zur Folge haben kann.

Der Beschaffende ist verpflichtet, im Vorfeld einer WTO-Ausschreibung eine präzise Darstellung der Anforderungen vorzunehmen. Wie erfüllt man dieses Kriterium?

Bei Software-Beschaffungen stellt sich als erstes die Frage, ob eine Standardlösung ausreicht oder aber eine individuelle ICT-Lösung notwendig ist. Dafür benötigt man ausgeprägte Kenntnisse des ICT-Marktes. Eine individuelle Lösung erfordert im Normalfall eine umfangreiche Ermittlung der gewünschten Anforderungen sowie deren detaillierte Dokumentation.

Eine Gefahr besteht darin, die Vorgaben an die ICT-Lösung zu eng zu fassen. Dadurch werden womöglich wirtschaftliche und innovative Angebote ausgeschlossen, obwohl sie den Bedürfnissen des Beschaffenden am besten entsprochen hätten. Eine sehr umfangreiche und detaillierte Vorgabeliste erhöht ausserdem das Risiko, dass die resultierenden Offerten das vorhandene Budget übersteigen.

Wodurch zeichnen sich erfolgreiche Projekte aus?

Auftraggeber, Projektleiter und Vertreter der ICT sollten bereits zu Beginn gemeinsam festlegen welchen Anforderungen das Projekt genügen muss. Zudem gilt es das Gesamtprojekt und die Projektlaufzeit stets im Auge zu behalten. Es muss sichergestellt werden, dass sowohl bei den Entscheidungsträgern als auch bei den Mitarbeitenden das erforderliche Wissen und die notwendige Erfahrung vorhanden sind.

Immer wieder wird das fehlende Wissen der öffentlichen Verwaltung zum Thema "Beschaffung" beklagt. Zu Recht?

Leider gab es bislang keine Weiterbildungsangebote zum Thema „Beschaffung“. Daher herrscht in diesem Bereich ein Mangel an kompetenten Fachkräften. Hermes-Lehrgänge können an diesem Umstand wenig ändern. Glücklicherweise wird die Wiso-Fakultät der Uni Bern bald einen CAS-Lehrgang anbieten (CAS ICTB Unibe).

Ich stelle fest, dass die Anforderungen an die Rolle des ICT-Leiters steigen. Mittlerweile muss sich ein ICT-Leiter nicht nur mit Technologie, sondern auch mit Verfahrensfragen der Beschaffung auskennen.

Inwiefern tragen Plattformen wie die "IT Beschaffungskonferenz" zur Verbesserung von ICT-Beschaffungsprojekten bei?

Die hohen Teilnehmerzahlen belegen die Wichtigkeit dieser Veranstaltungen. Die Existenz einer neutralen Plattform für den Erfahrungsaustausch stellt eine absolute Notwendigkeit dar. Begrüssenswert ist in diesem Zusammenhang auch die kürzlich gegründete Arbeitsgruppe "IT-Beschaffung" der Schweizerischen Informatikkonferenz. Möglicherweise besteht der Bedarf nach einer Austauschplattform für Lieferanten.

Aktuell streben Politiker und Medien nach strikteren Regeln und niedrigeren Schwellenwerten für WTO-Ausschreibungen. Die Anbieter fordern hingegen mehr Flexibilität und höhere Schwellenwerte. Was macht aus ihrer Sicht mehr Sinn?

Führungsmängel und Umgehungen können durch eine Senkung der Schwellenwerte nicht eliminiert werden. Ich befürworte eine Anhebung der WTO-Schwelle. Dadurch wäre der hohe Aufwand der Beschaffenden bei WTO-Ausschreibungen eher gerechtfertigt. Müssten Projekte bereits ab 50‘000 Franken nach WTO-Richtlinien ausgeschrieben werden, würde dies für die öffentliche Verwaltung einen massiven Mehraufwand bedeuten. Die Schaffung zahlreicher neuer Stellen wäre vermutlich unumgänglich.

Wie lauten ihre „Lessons learnt“ in Bezug auf Beschaffungen resp. Ausschreibungen?

Jede Beschaffung sollte als Teil eines grösseren Ganzen betrachtet werden. Insbesondere muss eine neue ICT-Lösung zur Unternehmenskultur des Beschaffenden passen. Im Weiteren erachte ich Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Beschaffung als zentral. Grundsätzlich sollen Ausschreibungen so offen wie möglich gestaltet werden. Dadurch wird verhindert, dass wirtschaftliche und innovative ICT-Lösungen von vornherein ausgeschlossen werden, selbst wenn sie den Bedürfnissen des Beschaffenden am besten entsprochen hätten. Wichtig ist, dass der freie Markt spielt. Das entspricht dem Grundgedanken der WTO.

Das Interview erschien am 8.9.2014 in einer gekürzten Fassung im swissICT Magazine 9/2014. Die Meinung des Interviewpartners muss sich nicht mit der Meinung von swissICT decken.

* Erich Hofer ist Leiter ICT bei der Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern (BVE) und hat als Moderator eine Fachsession "Lessons Learnt" an der IT-Beschaffungskonferenz 2014 organisiert.